USD 45.20 ₴EUR 50.58 ₴PLN 11.51 ₴

Гроші на практиці

Облік витрат: простий шаблон таблиці на місяць

Готовий шаблон таблиці обліку витрат: які колонки й категорії завести, як стежити за лімітами щотижня і як розібрати підсумки місяця на умовному прикладі.

6 хв читанняДодам в Україні

Для обліку витрат достатньо таблиці з п’ятьма колонками: дата, сума, категорія, спосіб оплати і коментар. Щодня або раз на тиждень ви заносите в неї всі витрати, а наприкінці місяця підсумовуєте суми за категоріями й порівнюєте їх із планом. Нижче — готовий шаблон, список категорій, приклад щотижневого контролю і підсумкова таблиця місяця з розбором.

Шаблон таблиці обліку витрат: п’ять колонок

Облік можна вести в електронній таблиці на комп’ютері чи телефоні або у звичайному зошиті. Головне — щоб кожна витрата займала окремий рядок і мала однаковий набір полів:

  • Дата — день покупки чи платежу.
  • Сума — у гривнях, без символу валюти, щоб таблиця могла її додавати.
  • Категорія — одна з заздалегідь визначеного списку, записана завжди однаково.
  • Спосіб оплати — готівка, власні гроші на картці чи кредитні гроші, зокрема кредитний ліміт картки. Ця колонка показує, скільки витрат ви фінансуєте боргом.
  • Коментар — що саме куплено, якщо з категорії це незрозуміло.

Умовний приклад кількох рядків журналу:

Дата Сума, грн Категорія Спосіб оплати Коментар
01.11 6 300 Житло й комунальні послуги картка оренда і рахунки
02.11 640 Продукти й побутові товари картка супермаркет
02.11 180 Кафе й доставка їжі готівка кава й обід
05.11 3 000 Платежі за кредитами картка платіж за графіком
07.11 1 800 Одяг і взуття картка зимове взуття

Категорії витрат: скільки їх має бути

Якщо категорій забагато, ви витрачатимете час на вибір, куди записати покупку. Якщо замало — не побачите, куди йдуть гроші. Практичний орієнтир — 8–12 категорій. Приклад базового набору:

  1. Житло й комунальні послуги.
  2. Продукти й побутові товари.
  3. Транспорт.
  4. Зв’язок і підписки.
  5. Здоров’я.
  6. Кафе й доставка їжі.
  7. Одяг і взуття.
  8. Платежі за кредитами.
  9. Подарунки й розваги.
  10. Інше.

Три правила, які роблять категорії корисними. По-перше, платежі за кредитами — завжди окремий рядок, щоб бачити, яку частку доходу забирає борг. По-друге, «Кафе й доставка» варто відокремити від продуктів: дрібні покупки легко загубити, коли вони змішані з великими закупівлями. По-третє, «Інше» має лишатися невеликим. Якщо воно стабільно велике, подивіться коментарі й виділіть нову категорію.

Облік фактичних витрат доповнює план. Якщо плану ще немає, почніть зі статті про те, як скласти особистий бюджет, а після першого місяця обліку порівняйте план із фактом.

Щоденний чи щотижневий облік витрат

Обидва способи працюють, якщо дотримуватися одного з них постійно.

  • Щоденний. Увечері переносите в таблицю всі витрати дня. Так нічого не забувається, особливо готівкові покупки, яких немає у виписці.
  • Щотижневий. Раз на тиждень, у фіксований день, звіряєте таблицю з банківськими виписками і дописуєте готівку з нотаток. Цей спосіб простіший, але потребує звички записувати готівкові витрати одразу.

Щоб не закинути облік уже в перші тижні, округлюйте суми до гривень, поставте в телефоні нагадування на один і той самий час, а пропущений день відновлюйте з виписки замість того, щоб починати заново. Точність до копійки тут не потрібна: мета обліку — побачити, куди насправді йдуть гроші.

Щотижневий підсумок корисний за будь-якого способу: він показує перевитрату, поки місяць ще можна виправити. Поділіть місячний план змінної категорії на чотири періоди — з 1-го по 7-ме, з 8-го по 14-те, з 15-го по 21-ше і з 22-го до кінця місяця — і стежте за накопиченою сумою.

Умовний приклад. План на продукти — 7 000 грн, тобто 1 750 грн на період. План на кафе й доставку — 1 500 грн, тобто 375 грн на період.

Період Продукти: факт, грн Продукти: накопичено / план, грн Кафе: факт, грн Кафе: накопичено / план, грн
1–7 2 100 2 100 / 1 750 500 500 / 375
8–14 1 900 4 000 / 3 500 900 1 400 / 750
15–21 2 300 6 300 / 5 250 600 2 000 / 1 125
22–кінець 1 800 8 100 / 7 000 700 2 700 / 1 500

Уже після другого тижня кафе перевищило план майже вдвічі: 1 400 грн замість 750 грн. Саме тоді варто було скоротити такі витрати до кінця місяця, а не дізнаватися про перевитрату з підсумку.

Підсумкова таблиця місяця: план, факт і різниця

Наприкінці місяця складіть суми за категоріями. В електронній таблиці це робить функція умовного підсумовування SUMIF, наприклад =SUMIF(C:C;”Кафе й доставка їжі”;B:B), де C — колонка категорій, а B — сум. Залежно від мовних налаштувань роздільником може бути кома, а назва функції в локалізованій версії програми може відрізнятися. Можна також скористатися зведеною таблицею.

Умовний приклад. Дохід на руки — 28 000 грн, план передбачав 23 500 грн витрат і 4 500 грн накопичень. Суми довільні й потрібні лише для ілюстрації.

Категорія План, грн Факт, грн Різниця, грн
Житло й комунальні послуги 6 000 6 300 +300
Продукти й побутові товари 7 000 8 100 +1 100
Транспорт 1 500 1 400 −100
Зв’язок і підписки 700 900 +200
Здоров’я 1 000 600 −400
Кафе й доставка їжі 1 500 2 700 +1 200
Одяг і взуття 1 000 1 800 +800
Платежі за кредитами 3 000 3 000 0
Подарунки й розваги 1 000 1 300 +300
Інше 800 1 500 +700
Разом витрат 23 500 27 600 +4 100
Лишилося для накопичень 4 500 400 −4 100

Аналіз наприкінці місяця: п’ять запитань до таблиці

  1. Де найбільша перевитрата? У прикладі це кафе й доставка (+1 200 грн), продукти (+1 100 грн) і одяг (+800 грн). Разом 3 100 грн, тобто більша частина загальної різниці в 4 100 грн.
  2. Це разова витрата чи звичка? Зимове взуття — сезонна покупка: її краще заздалегідь закладати в план як нерегулярну витрату. Кафе й доставка перевищували план щотижня, отже, це звичка, і працювати треба з нею.
  3. Економія справжня чи відкладена? На здоров’я витрачено на 400 грн менше плану. Якщо лікування чи обстеження просто перенесено, ця сума знадобиться пізніше.
  4. Що сховалося в «Іншому»? Перевитрата 700 грн у цій категорії — привід переглянути коментарі й, можливо, виділити нову категорію.
  5. Скільки витрат оплачено кредитними грошима? Колонка «Спосіб оплати» показує, чи не фінансуєте ви звичайні витрати боргом. Якщо так, це сигнал переглянути бюджет раніше, ніж з’явиться новий платіж.

За підсумками оберіть одну-дві зміни на наступний місяць, а не все одразу. У прикладі логічно встановити щотижневий ліміт на кафе й доставку та додати в план окремий рядок для сезонного одягу. Якщо хочете розподіляти дохід за пропорціями, підсумкову таблицю зручно звірити з правилом 50/30/20.

Покроковий план: облік витрат за перший місяць

  1. Створіть таблицю з колонками «Дата», «Сума», «Категорія», «Спосіб оплати», «Коментар».
  2. Визначте 8–12 категорій і не змінюйте їх до кінця місяця.
  3. Оберіть ритм: щоденний запис або щотижнева звірка з виписками.
  4. Щотижня порівнюйте накопичені суми змінних категорій із планом.
  5. Наприкінці місяця складіть підсумкову таблицю «план — факт — різниця».
  6. Дайте відповіді на п’ять запитань і запишіть одну-дві зміни на наступний місяць.
  7. Звільнені гроші одразу спрямуйте на конкретну ціль, наприклад за методикою зі статті про фінансові цілі на рік.

Освітні матеріали про особисті фінанси публікує безкоштовна платформа фінансової грамотності Національного банку «Гаразд».

Матеріал має довідковий характер і не є фінансовою консультацією. Суми в таблицях — умовний приклад; категорії та ліміти підбирайте під власні доходи й витрати.

Джерела

Розрахунки наведено як умовні приклади.

Схожі матеріали